BtB-Time

Tags: Prototyping, Produktinnovation, Zeiterfassung

Problemstellung

Zeiterfassung ist ein notwendiges Übel: Einerseits ist sie wesentlich um eine aufwandgerechte Entlöhnung zu ermöglichen und einen Beleg für geleistete Dienste zu erhalten. Andererseits ist die korrekte Verbuchung und exakte Zeitnahme aufwändig und wird oft als unangenehmen Overhead zu der produktiven Tätigkeit angesehen.

Das Projekt

BtB-Time vereinfacht die Verbuchung der geleisteten Arbeit: Anstelle des manuellen Verbuchens der geleisteten Zeiten wird die mobile App zur modernen Stempeluhr. In unserem Fall ist BtB-Time vollständig mit unserer Zeiterfassungs- und Buchhaltungsplattform Bexio verknüpft.
Neben der Möglichkeit, die Zeiterfassung manuell mittels Start-/Stop-Knopfdruck zu erfassen, ermöglicht der Einsatz von NFC-Tags – welche beispielsweise in einer Visitenkarte enthalten sein können – das einfache Ein- und Ausstempeln mittels physischem Kontakt mit kompatiblen Smartphones: Durch das Auflegen eines Tags/Visitenkarte auf das Smartphone (oder das Einklemmen in einer Schutzhülle) wird die Zeiterfassung für das auf dem Chip hinterlegte Projekt gestartet. Wird das Tag wieder vom Smartphone entfernt, stoppt die Zeiterfassung und die geleistete Arbeit wird in das Erfassungssystem übertragen.
Zusätzlich können Beschreibungstexte und die Definition der Tätigkeitsart hinterlegt werden, sowie ob eine Aufgabe verrechenbar ist oder nicht. So, dass alle erforderlichen Angaben ins Erfassungssystem übertragen werden können und jederzeit Arbeitsrapporte und Abrechnungen über die herkömmlichen Oberflächen des Abrechnungssystems erstellt werden können.

Im Vergleich zu konventionellen Zeitstempel-Apps hat die Nutzung von NFC diverse Vorteile: Einerseits wird der Benutzer (solange das Tag mit dem Smartphone in Kontakt ist) bei jeder Reaktivierung des Gerätes an die laufende Erfassung erinnert und andererseits stellte sich insbesondere die physische Präsenz des NFC-Tags, welche bei jedem "in die Hand nehmen" des Smartphones spürbar ist, als eine hervorragende Erinnerungsfunktion heraus, was den Aufwand für die Korrektur von Zeiterfassungen aufgrund vergessener Checkouts erheblich reduziert.
Dadurch, dass auch für Aussenstehende transparent ersichtlich ist, ob sich das NFC-Tag auf dem Smartphone befindet, kann zusätzlich Vertrauen bezüglich Einhaltung von vertraglichen Vereinbarungen (z.B. bei nicht verrechenbaren Arbeitspausen) geschaffen werden.

Kontext

BtB-Time ist eine Eigeninitiative von Break the Box und wird neben Kundenprojekten auch für die interne Zeiterfassung verwendet. Der geringe Zusatzaufwand für die präzise Zeiterfassung erlaubt es, auch interne Aufwände realistisch einschätzen zu können und dient somit als Steuerungsinstrument.

Inspiriert?

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